Skicka en offert och få den accepterad

En offert i Rytmia är inte ett dokument du bifogar i ett mejl. Det är ett beslut kunden fattar i telefonen, dokumenterat på ordern det hör till — så när kunden accepterar är arbetet redan upplagt.

Innan du skickar

Kunden behöver två saker, och ingen offert går ut utan dem:

• En identifierare — organisationsnummer eller personnummer.
• En kontaktperson med telefonnummer, eftersom offerten levereras via sms.

Står det Saknar organisationsnummer eller Ingen kontaktperson än bredvid ett namn i kundlistan är det första du behöver åtgärda.

Skapa offerten

Under Offerter väljer du Ny offert. Du väljer kund, serviceadress och tjänster från en prislista, och anger schemat arbetet ska följa.

Offerten skapas som ett utkast. Inget är bindande förrän kunden accepterar eller du själv aktiverar ordern, så en halvfärdig offert går bra att lämna och återkomma till.

Skicka den

Välj Skicka offert och vilken kundkontakt som ska få den. Kunden får ett sms med en säker länk till en sida som visar vad ni erbjudit, där hen accepterar eller avböjer.

Två saker händer i samma stund som du skickar:

1. Offerten låses. Du kan inte redigera den medan kunden tittar på den — det kunden ser är det du skickade.
2. Ordern låses med den, och väntar på svar.

Medan den är ute

Offerten står på Skickad. På tavlan Schemaläggning kan du se en upplysning om att en order med offert ute fortfarande väntar på kunden — det är den här, och det betyder att passen ännu inte finns.

Under Offerter visar sammanställningen er offertstock, alltså värdet av allt som är utskickat just nu.

När kunden svarar

Accepterad — ordern aktiveras av sig själv och arbetspassen skapas automatiskt. Inget mer behövs från dig; passen dyker upp på schemaläggningstavlan redo att bemannas.

Avvisad — kunden tackade nej. Du har två vägar vidare: revidera offerten och skicka en ny, eller aktivera ordern ändå om ni sedan kommit överens om något per telefon.

Utgången — offerten gick ut innan kunden svarade. Revidera den och skicka en ny.

Att revidera en offert

Revidera offert återöppnar en skickad offert för redigering. En ny utkastversion ersätter den skickade, så kundens gamla länk visar inte längre det aktuella erbjudandet. Gör dina ändringar och skicka igen.

Använd det hellre än att skapa en andra offert för samma jobb — historiken stannar på en order, och ni ser att offerten skickades, reviderades och skickades igen.

Att hoppa över offerten

Mycket arbete görs upp per telefon innan något skrivs in. Skapa då ordern och Aktivera den direkt. Ordern bekräftas och första arbetspasset schemaläggs omedelbart.

Ordern visar sedan att offerten aldrig skickades och att den aktiverades direkt — ett ärligt spår i stället för ett tomrum.

Det som dokumenteras

Varje steg hamnar i orderns historik: offert skickad, reviderad, accepterad eller avvisad, och ordern aktiverad. När någon om fyra månader frågar vad kunden egentligen gick med på finns svaret på ordern, inte i någons inkorg.