Skicka en offert och få den signerad

En offert i Rytmia är inte ett dokument du bifogar i ett mejl. Det är ett beslut kunden fattar i kundportalen och skriver under med BankID, dokumenterat på ordern det hör till — så när kunden accepterar är arbetet redan upplagt.

Innan du skickar

Kunden behöver två saker, och ingen offert går ut utan dem:

• En identifierare — organisationsnummer eller personnummer.
• En kontaktperson med telefonnummer eller mejladress, eftersom offerten levereras via sms eller mejl.

Står det Saknar organisationsnummer eller Ingen kontaktperson än bredvid ett namn i kundlistan är det första du behöver åtgärda.

Privatkunder och RUT

När kunden är privatperson och ordern innehåller hushållsnära tjänster visar offerten också RUT-avdraget, hur det fördelas mellan dem som gör avdraget, och vad kunden betalar efter det. Dra av RUT på offerter och fakturor beskriver hur ni ställer in det.

Skapa offerten

Under Offerter väljer du Ny offert. Du väljer kund, serviceadress och tjänster från en prislista, och anger schemat arbetet ska följa.

Offerten skapas som ett utkast. Inget är bindande förrän kunden accepterar eller du själv aktiverar ordern, så en halvfärdig offert går bra att lämna och återkomma till.

Skicka den

Välj Skicka offert och under Mottagare vilken kundkontakt som ska få den. Bara den kontakten kan öppna offerten och svara på den. Den går ut som sms om kontakten har ett telefonnummer, annars som mejl. En kontakt som har varken telefonnummer eller mejladress kan inte få offerter.

Har kontakten redan tillgång till kundportalen får hen ett meddelande om att ni har skickat en offert, och att hen öppnar portal.rytmia.app och loggar in med BankID för att läsa och svara. Meddelandet innehåller ingen länk.

Har kontakten inte tillgång än bjuds hen in till portalen tillsammans med offerten. Dialogen säger det: Anna bjuds in till portalen tillsammans med offerten, och hur Rytmia kontrollerar att rätt person loggar in. Kontakten får då ett meddelande med en länk till inloggningen. Det kräver samma sak som en vanlig inbjudan, bland annat ett efternamn som stämmer med BankID. Saknas något säger dialogen vad. Se Ge kunder tillgång till portalen.

Offerten gäller i två veckor från att du skickar den. Har kunden inte svarat när det är tre dagar kvar får kontakten en påminnelse.

Två saker händer i samma stund som du skickar:

1. Offerten låses. Du kan inte redigera den medan kunden tittar på den — det kunden ser är det du skickade.
2. Ordern låses med den, och väntar på svar.

Medan den är ute

Offerten står på Skickad. På tavlan Schemaläggning kan du se en upplysning om att en order med offert ute fortfarande väntar på kunden — det är den här, och det betyder att passen ännu inte finns.

Under Offerter visar sammanställningen er offertstock, alltså värdet av allt som är utskickat just nu.

Har kunden öppnat den?

Under steget Skickad överst på offerten ser du om kunden har öppnat den: Kunden öppnade offerten 25 sep. 2026 13:31 eller Kunden har inte öppnat offerten än. Det är första gången kunden öppnade just det här utskicket som visas. Skickar du en reviderad offert börjar det om.

Det avgör hur du följer upp. Har kunden inte tittat räcker det ofta med en påminnelse om att offerten finns — och den skickar Rytmia själv när det närmar sig, se nedan. Har hen tittat men inte svarat finns det kanske frågor att reda ut.

Påminnelsen

Har kunden varken accepterat eller tackat nej när det är tre dagar kvar innan offerten går ut, får kontakten ett sms eller mejl om att offerten från er fortfarande väntar på svar och när den går ut. Påminnelsen innehåller ingen länk, bara adressen till kundportalen.

Påminnelsen skickas en gång per utskick, och bara dagtid — mellan 08 och 20 i er organisations tidszon. Hamnar tidpunkten på natten går den ut på morgonen. Den skickas oavsett om kunden har öppnat offerten eller inte. Skickar du en reviderad offert börjar det om, och den nya offerten får en egen påminnelse.

Under steget Skickad ser du när den gick ut: Kunden fick en påminnelse 24 sep. 2026 10:00. Ringer du kunden vet du då att hen redan har fått en knuff. Du behöver inte slå på något — påminnelsen skickas alltid.

När kunden svarar

Accepterad — kunden skrev under offerten med BankID. Ordern aktiveras av sig själv och arbetspassen skapas automatiskt. Inget mer behövs från dig; passen dyker upp på schemaläggningstavlan redo att bemannas. Den som skapade ordern får en notis om att offerten har godkänts. Under Godkännande på ordern står Signerad med BankID och vem som skrev under och när.

Avvisad — kunden tackade nej. Det kräver ingen underskrift. När kunden avböjer kan hen skriva varför, och gör hen det står anledningen under steget Skickad: Kunden skrev: ”För dyrt för oss i år”. Anledningen hör till just det utskicket och följer inte med om du skickar en reviderad offert. Du har två vägar vidare: revidera offerten och skicka en ny, eller aktivera ordern ändå om ni sedan kommit överens om något per telefon.

Utgången — offerten gick ut innan kunden svarade. Under steget ser du om kunden någonsin öppnade den och om hen fick en påminnelse. Revidera den och skicka en ny.

Så skriver kunden under

I kundportalen väljer kunden Godkänn offert och skriver under med BankID. Under Det här skriver du under ser kunden exakt vad underskriften gäller, och samma text visas i BankID-appen:

• vilken offert det är, från vem och till vem
• versionen och när den skickades
• priset, och för en privatkund med RUT vad kunden betalar efter avdraget
• bilagor och villkor.

Underskriften gäller just den versionen. Har offerten reviderats, dragits tillbaka eller gått ut medan kunden var i BankID-appen används inte underskriften, och kunden ser Offerten har ändrats. Samma sak om någon annan än mottagaren skriver under: underskriften används inte.

När offerten är underskriven visar portalen Underskriven med BankID av … med namn och datum.

Ladda ner som PDF

Varje offert kan laddas ner som PDF med Ladda ner som PDF. På webben finns det i orderns meny … och vid varje skickad version i orderns historik. Kunden har samma knapp i kundportalen.

PDF:en visar om offerten är signerad med BankID, och av vem. Inga personnummer står i den.

När kunden inte kan skriva under i Rytmia

Har kunden inte BankID, eller vill hen inte använda kundportalen, skickar du offerten som PDF på det sätt ni brukar. När kunden säger ja i telefon eller på papper väljer du Registrera godkännande på ordern medan offerten väntar på svar. Skriv gärna hur godkännandet kom, till exempel godkänd muntligt i telefon.

Ordern aktiveras och passen skapas precis som när kunden skriver under. Godkännandet visas som Godkänd utanför Rytmia med vem som registrerade det, aldrig som signerat med BankID.

Att revidera en offert

Revidera offert återöppnar en skickad offert för redigering. En ny utkastversion ersätter den skickade, och kunden ser i portalen att offerten har ersatts. Gör dina ändringar och skicka igen, så får kunden ett nytt meddelande.

Använd det hellre än att skapa en andra offert för samma jobb — historiken stannar på en order, och ni ser att offerten skickades, reviderades och skickades igen.

Att hoppa över offerten

Mycket arbete görs upp per telefon innan något skrivs in. Skapa då ordern och Aktivera den direkt. Ordern bekräftas och första arbetspasset schemaläggs omedelbart.

Ordern visar sedan att offerten aldrig skickades och att den aktiverades direkt — ett ärligt spår i stället för ett tomrum.

Det som dokumenteras

Varje steg hamnar i orderns historik: offert skickad, reviderad, signerad med BankID eller godkänd utanför Rytmia, avvisad, och ordern aktiverad. Om och när kunden öppnade offerten, när hen fick en påminnelse och vad hen skrev när hen tackade nej står på offerten själv. När någon om fyra månader frågar vad kunden egentligen gick med på finns svaret på ordern, inte i någons inkorg.