Importera en kund från Fortnox

Fakturerar ni redan en kund från Fortnox behöver ni inte skriva in den i Rytmia igen. Välj kunden, så fylls formuläret för den nya kunden i från Fortnox. Ni kontrollerar det och sparar. Kunden får samtidigt sitt kundnummer i Fortnox, så dess fakturaunderlag kan exporteras direkt.

Det här skapar en kund i taget, av kunder ni själva väljer. Vill ni ge kundnummer till kunder som redan finns i Rytmia, läs Koppla kunder till Fortnox.

Det här behöver ni först

• Fortnox kopplat under Integrationer. Se Koppla Rytmia till Fortnox. Import erbjuds inte så länge Fortnox inte är kopplat.
• Behörighet att ändra kunder. Ägare och kontorspersonal har den som standard. Behörighet att ändra integrationer behövs inte.

På webben

1. Gå till Kunder.
2. Välj pilen bredvid Ny. Under Från ert bokföringssystem väljer du Importera.
3. I Importera från Fortnox söker du på kundnummer, namn eller organisations-/personnummer och väljer kunden.
4. Kontrollera formuläret som fylls i. Se Det här fylls i.
5. Bestäm om en serviceadress också ska skapas. Se Serviceadressen.
6. Välj Importera.

Ny för sig öppnar fortfarande den vanliga dialogen för en ny kund.

I appen

1. Gå till Mer → Kunder och tryck på +.
2. Överst i Ny kund trycker du på Importera från ekonomisystem.
3. Sök på kundnummer, namn eller organisations-/personnummer och välj kunden.
4. Kontrollera formuläret som fylls i och bestäm om serviceadressen.
5. Tryck på Skapa.

Appen säger ekonomisystem där webben säger Fortnox. Det är samma sak.

Appen behöver ett organisations- eller personnummer för att skapa en kund. Hade Fortnox inget giltigt, fyll i det innan du trycker på Skapa. På webben kan det läggas till senare.

Det här fylls i

Fält	Från Fortnox
Typ	Företag eller Privat, som kunden är i Fortnox.
Land	Kundens land. Saknar Fortnox land blir det er organisations land. Bara Sverige, Norge, Danmark och Finland kan fyllas i.
Namn	Ett företag behåller sitt namn. En privatkunds namn delas upp i Förnamn och Efternamn, se nedan.
Organisationsnummer eller Personnummer	Bara om numret är giltigt för typen, och bara för en svensk kund.
Telefon	Det första av kundens två telefonnummer som är ett giltigt nummer för landet.
E-post	Om det är en giltig e-postadress.
Kundnummer	Kundens nummer i Fortnox. Det går inte att ändra här.

Resten, till exempel prislistan, ställer ni in på kundens sida efteråt, som för vilken ny kund som helst.

“I Fortnox: …”

Fortnox kontrollerar inte vad som skrivs in på en kund, så vissa värden går inte att använda som de är: ett personnummer med fel kontrollsiffra, två adresser i ett e-postfält eller ring växeln i stället för ett telefonnummer. Rytmia lämnar då fältet tomt och visar under det vad Fortnox har, till exempel I Fortnox: ring växeln. Skriv in rätt värde i fältet.

Värdet i Fortnox ändras inte. Är det fel även där, rätta det i Fortnox också.

I appen står det I ekonomisystemet: ….

En privatkunds namn

Fortnox sparar en persons namn i ett fält, och Rytmia behöver för- och efternamn. Namnet delas upp så här:

• Med kommatecken, som i Andersson, Anna, är delen före kommat efternamnet.
• Utan kommatecken är sista ordet efternamnet, så Anna Maria Andersson blir förnamn Anna Maria och efternamn Andersson.

Hela namnet från Fortnox visas alltid under fälten, så kontrollera uppdelningen. Är namnet för långt för att delas upp lämnas båda fälten tomma för er att fylla i.

Personnummer

Ett personnummer fylls bara i om din roll får både se och ändra personnummer. Annars är fältet tomt. Raden under visar numret från Fortnox, maskerat om din roll inte får se personnummer.

Serviceadressen

Har kunden en adress i Fortnox erbjuds ni Skapa också en serviceadress på … med adressen. På webben står adressen i kryssrutan. I appen är det ett reglage.

• Vilken adress: leveransadressen om den har en gatuadress, annars fakturaadressen.
• Ikryssad från början: för en privatkund, och för ett företag när adressen är en leveransadress. Ett företags fakturaadress är ofta ett kontor eller en box, så den är inte ikryssad. Kryssa i den om arbetet faktiskt utförs där.
• Går att ändra: så länge den är ikryssad kan ni rätta gatuadress, postnummer och ort.

Serviceadressen får gatuadressen som namn. Ni kan byta namn och lägga till tillträdesinstruktioner på kundens sida.

Kunden sparas först, sedan serviceadressen. Går serviceadressen inte att spara finns kunden kvar, och formuläret säger varför. Välj Försök igen för att bara spara serviceadressen, eller Stäng för att gå till kunden och lägga till den där.

Redan kund

När ni väljer en kund kontrollerar Rytmia om ni redan har den:

• Redan kund: … betyder att en kund redan har det här kundnumret. Välj Öppna för att gå till den kunden. Inget nytt skapas.
• Koppla och använd visas när en kund utan kundnummer har samma organisations- eller personnummer. Det är troligen samma kund. Koppla och använd ger den kunden kundnumret och öppnar den. Inget annat på kunden ändras. Matchar flera kunder väljer ni först rätt kund.

Är det verkligen en annan kund, till exempel för att samma företag är två kunder i Fortnox, skapa kunden med Ny och ange kundnumret på kundens sida.

Om något går fel

• Kunderna eller kunden kan inte läsas: Fortnox svarade inte. Vänta en stund och försök igen.
• Inga kunder hittas: bara aktiva kunder i Fortnox listas. Kontrollera att kunden är aktiv där.
• Kunden går inte att spara: meddelandet visas vid fältet det gäller. Rätta det och spara igen.