Lägg upp kunder, adresser och tjänster

Innan Rytmia kan schemalägga ett besök behöver systemet veta tre saker: vem arbetet är för, var det utförs och vad som ska göras. Det är kunder, serviceadresser och tjänster. Lägg upp dem en gång, så bygger varje offert, pass och faktura därefter på dem.

Kunder

Kunden är den ni fakturerar. Skapa en under Kunder, som antingen Företag eller Privat — valet avgör om identifieraren frågar efter organisationsnummer eller personnummer.

Två fält är lätta att hoppa över och dyra att hoppa över:

• Identifieraren. Den kan läggas till senare, men ingen offert kan skickas utan den.
• En kontaktperson. En kund utan kontakter visar Saknar kontaktperson — går inte att skicka offert till, eftersom offerten går ut som ett sms till en person.

Lägg till kontakter under kundens flik Kontakter. En kontakt kan märkas som Offertgodkännare, vilket är den person offerten skickas till.

Kunder bär också en status — Prospekt, Aktiv, Inaktiv eller Förlorad — som du kan sätta för hand. Ett prospekt blir aktivt av sig självt genom en accepterad offert eller en bekräftad order.

Fakturagruppering

Varje kund har en inställning för Fakturagruppering som styr hur utfört arbete samlas på fakturor: per kund, per serviceadress eller per order.

En kund med åtta objekt som vill ha en faktura per objekt ska stå på per serviceadress. Att få det rätt nu sparar er från att dela upp underlag för hand senare.

Serviceadresser

En serviceadress är platsen där arbetet utförs. En kund kan ha många.

Det är här den praktiska tillträdesinformationen hör hemma — vilken entré som gäller, portkoden, vem man ringer om nyckeln inte fungerar. Fältteamet ser den i telefonen när passet öppnas, så allt en förstagångsbesökare hade behövt fråga om bör stå här.

Lägg till dem från kundens flik Serviceadresser, eller från Serviceadresser i menyn.

Tjänster

En tjänst är det ni faktiskt utför — det som hamnar på en order och senare på en fakturarad. Skapa dem under Tjänster.

En tjänst innehåller:

• Namn och artikelnummer — hur den ser ut för er och för ert faktureringssystem.
• Enhet och momssats — hur den mäts och beskattas.
• Instruktioner — arbetsinstruktioner som visas för medarbetaren vid varje besök med tjänsten.
• Kompetenskrav — teamet som schemaläggs på ett pass måste tillsammans täcka dessa för att passet ska räknas som fullbemannat.

Kompetenser handlar om täckning, inte antal. Kräver en tjänst golvmaskinsbehörighet räcker det att en i teamet har den — att kräva den lägger inte till en person på besöket.

Tjänster behöver ett pris innan de kan beställas

En tjänst blir beställningsbar när du lagt till den på en prislista. Skapa en under Prislistor med valuta och om priserna är inklusive eller exklusive moms, och lägg sedan in era tjänster med sina priser.

Dyker en tjänst inte upp när du bygger en order är det nästan alltid därför.

Checklistor

Checklistan är det medarbetaren bockar av på plats, och den sätts samman av lager i stället för att skrivas per besök:

• Tjänstens checklista är det varje besök med tjänsten utgår från.
• En kund eller serviceadress kan lägga till egna punkter ovanpå.
• En kund eller adress kan också undanta en punkt från en bredare checklista, med ett skäl — kunden sköter växterna själv.

Medarbetaren ser en färdig lista. Ändringar gäller pass som ännu inte har startat; ett pass som redan pågår behåller listan det startade med.

En fungerande ordning

1. Skapa kunden, med identifierare och minst en kontaktperson.
2. Lägg till serviceadressen där arbetet utförs, med tillträdesuppgifter.
3. Skapa de tjänster ni säljer, med instruktioner och eventuella kompetenskrav.
4. Lägg tjänsterna på en prislista.
5. Lägg till checklistepunkter på tjänsten, och eventuella kundspecifika ovanpå.

Då kan ni skapa er första offert.