Lägg upp kunder, adresser och tjänster

Innan Rytmia kan schemalägga ett besök behöver systemet veta tre saker: vem arbetet är för, var det utförs och vad som ska göras. Det är kunder, serviceadresser och tjänster. Lägg upp dem en gång, så bygger varje offert, pass och faktura därefter på dem.

Kunder

Kunden är den ni fakturerar. Skapa en under Kunder, som antingen Företag eller Privat — valet avgör om identifieraren frågar efter organisationsnummer eller personnummer.

Två fält är lätta att hoppa över och dyra att hoppa över:

• Identifieraren. Den kan läggas till senare, men ingen offert kan skickas utan den.
• En kontaktperson. En företagskund utan kontakter visar Saknar kontaktperson — går inte att skicka offert till, eftersom offerten går ut till en person. En privatkund får sin kontakt automatiskt: Rytmia skapar dess huvudkontakt av namnet och telefonnumret ni anger.

Lägg till kontakter under kundens flik Kontakter. Ni väljer vem som får offerten när ni skickar den, och det kan vara vilken kontakt som helst som har telefonnummer eller mejladress. Kontakter hos en kund beskriver en privatkunds huvudkontakt, kontakter utan telefonnummer och mejladress, personnummer och hur kunden får tillgång till kundportalen.

Kunder bär också en status — Prospekt, Aktiv, Inaktiv eller Förlorad — som du kan sätta för hand. Ett prospekt blir aktivt av sig självt genom en accepterad offert eller en bekräftad order.

Fakturagruppering

Varje kund har en inställning för Fakturagruppering som styr hur utfört arbete samlas på fakturor: per kund, per serviceadress eller per order.

En kund med åtta objekt som vill ha en faktura per objekt ska stå på per serviceadress. Att få det rätt nu sparar er från att dela upp underlag för hand senare.

Serviceadresser

En serviceadress är platsen där arbetet utförs. En kund kan ha många.

Det är här den praktiska tillträdesinformationen hör hemma — vilken entré som gäller, portkoden, vem man ringer om nyckeln inte fungerar. Fältteamet ser den i telefonen när passet öppnas, så allt en förstagångsbesökare hade behövt fråga om bör stå här.

Lägg till dem från kundens flik Serviceadresser, eller från Serviceadresser i menyn.

Tjänster, material och avgifter

Det ni säljer delas upp i tre sorter. Alla tre kan läggas på en order och hamnar på fakturan, men de beter sig olika:

Sort	Vad det är	Till exempel
Tjänster	Arbetet ni utför vid ett besök	Kontorsstäd, fönsterputs
Material	Det ni säljer och förbrukar vid ett besök	Rengöringsmedel, sopsäckar
Avgifter	En avgift per besök	Framkörning, resa

Skapa dem under Tjänster, Material respektive Avgifter. Sidan du skapar på avgör sorten, och den går inte att ändra efteråt. Hamnade något fel, skapa det på nytt under rätt sort.

Maskiner och verktyg som ni äger och återanvänder är inte material. De läggs upp som Utrustning.

Alla tre har ett namn, en enhet och momssats, hur de mäts och beskattas, och Faktureras som, den artikel i Fortnox som de faktureras som. Faktureras som behövs bara när ni exporterar fakturor till Fortnox. Se Koppla Rytmia till Fortnox.

Enheten väljer ni bland dem under Enheter. Det är enhetens kod, till exempel kvm, som kunden ser på offerten och fakturan, inte dess namn. Ge enheterna koder som går att förstå för någon utanför företaget.

Tjänster

En tjänst är det ni faktiskt utför. Bara tjänster har:

• Instruktioner — arbetsinstruktioner som visas för medarbetaren vid varje besök med tjänsten.

• Kompetenskrav — teamet som schemaläggs på ett pass måste tillsammans täcka dessa för att passet ska räknas som fullbemannat.

• Hushållsnära tjänst — om tjänsten ger RUT-avdrag för privatkunder: Städning, Trädgårdsarbete, Flytt eller Inte hushållsnära tjänst. Se Dra av RUT på offerter och fakturor.

• Checklista — se Checklistor nedan.

Kompetenser handlar om täckning, inte antal. Kräver en tjänst golvmaskinsbehörighet räcker det att en i teamet har den — att kräva den lägger inte till en person på besöket.

Det är också bara tjänster som avgör hur långt ett besök är. Ett material eller en avgift som säljs per timme förlänger inte besöket.

Material

Material lägger du på ordern med ett antal per besök. Det är det planerade antalet, och det faktureras om ingen ändrar det.

Fältteamet ser materialet i appen och kan ändra antalet, eller lägga till material från orderns prislista, när de är på plats. Varje ändring granskas av er innan den når fakturan. Se Registrera material på ett besök och Granska ett slutfört pass.

Avgifter

En avgift faktureras vid varje besök med det antal och pris som står på ordern. Avgifter visas inte för fältteamet på passet, och de kan inte ändra dem.

Material och avgifter ger aldrig RUT-avdrag.

Allt behöver ett pris innan det kan beställas

En tjänst, ett material eller en avgift blir beställningsbar när du lagt till den på en prislista. Skapa en under Prislistor med valuta och om priserna är inklusive eller exklusive moms, och lägg sedan in det ni säljer med sina priser.

Dyker något inte upp när du bygger en order är det nästan alltid därför.

Checklistor

Checklistan är det medarbetaren bockar av på plats, och den sätts samman av lager i stället för att skrivas per besök:

• Tjänstens checklista är det varje besök med tjänsten utgår från.
• En kund eller serviceadress kan lägga till egna punkter ovanpå.
• En kund eller adress kan också undanta en punkt från en bredare checklista, med ett skäl — kunden sköter växterna själv.

Medarbetaren ser en färdig lista. Ändringar gäller pass som ännu inte har startat; ett pass som redan pågår behåller listan det startade med.

En fungerande ordning

1. Skapa kunden, med identifierare och minst en kontaktperson.
2. Lägg till serviceadressen där arbetet utförs, med tillträdesuppgifter.
3. Skapa de tjänster ni säljer, med instruktioner och eventuella kompetenskrav, och de material och avgifter ni tar betalt för.
4. Lägg dem på en prislista.
5. Lägg till checklistepunkter på tjänsten, och eventuella kundspecifika ovanpå.

Då kan ni skapa er första offert.