Dra av RUT på offerter och fakturor

RUT är skatteavdraget för hushållsnära tjänster: städning, trädgårdsarbete och flytt. Kunden betalar halva arbetskostnaden, och den andra halvan begär ni ut från Skatteverket.

Rytmia sköter det som måste vara rätt innan fakturan finns. Avdraget räknas ut på ordern och visas för kunden på offerten. Rytmia rapporterar de timmar som faktiskt arbetats och skickar fakturan till Fortnox med en ansökan per person. Utbetalningen från Skatteverket begär ni sedan i Fortnox, precis som tidigare.

RUT gäller bara privatkunder. En företagskunds order får aldrig något avdrag.

Innan ni börjar

Tre saker behöver finnas på plats en gång.

1. Slå på husarbete i Fortnox och kryssa i det i Rytmia

Slå på Inställningar → Fakturering → Husarbete i Fortnox. Utan den inställningen tar Fortnox emot fakturan men visar den till fullt pris.

Rytmia kan inte se den inställningen. Kryssa därför i Husarbete är påslaget i Fortnox på Fortnox-kortet under Administration → Integrationer. Tills det är ikryssat exporteras inga underlag med RUT-avdrag. Kopplar ni om Fortnox tas krysset bort, och ni bekräftar det igen.

2. Ange vilka tjänster som är hushållsnära

Öppna varje tjänst och sätt Hushållsnära tjänst till Städning, Trädgårdsarbete eller Flytt. Allt annat förblir Inte hushållsnära tjänst.

Bara arbetskostnad ger avdrag. Lägg material och framkörning som egna tjänster som inte är hushållsnära, så faktureras de fullt och minskar aldrig avdraget.

3. Ha personnummer till den som gör avdraget

Varje person som gör avdrag behöver ett personnummer på sin kontakt. För en privatkunds huvudkontakt är det kundens eget personnummer. För alla andra öppnar ni kundens flik Kontakter, väljer … på kontakten och sedan Ange personnummer. Se Kontakter och kunders inloggningar.

På ordern

En privatkunds order visar RUT-avdrag: Dras av bland uppgifterna. Byt till Dras inte av om kunden inte vill ha avdraget eller inte kan använda det. Då faktureras alla rader till fullt pris.

En rad för en hushållsnära tjänst får en etikett som RUT 50 % · Städning, och summeringen slutar med två rader:

Rad	Vad den är
RUT-avdrag	Halva arbetskostnaden inklusive moms, avrundat nedåt till hela kronor
Att betala	Det kunden betalar efter avdraget

Under avdraget står det Om kunden har avdrag kvar i år. Varje person kan dra av högst 75 000 kr per år, och Rytmia kan inte se hur mycket kunden redan har använt på annat håll. Har kunden använt upp sitt avdrag nekar Skatteverket ansökan, och då är det kunden som ska betala mellanskillnaden.

Vem gör avdraget

Under Vem gör RUT-avdraget? står vem avdraget begärs för. Som standard gör huvudkontakten hela avdraget.

Avdraget räknas mot varje persons eget årstak, så ett par kan dela det. Välj Redigera, lägg till en annan kontakt hos samma kund och ge varje person en andel. Andelarna ska bli 100 % tillsammans. En medköpare behöver inget telefonnummer, men måste ha personnummer.

Beloppen delas i hela kronor. En udda krona går till huvudkontakten, så ett avdrag på 429 kr som delas 50/50 blir 215 kr och 214 kr.

Ni kan ändra fördelningen även efter att offerten har skickats. Den avgör vem som gör avdraget, inte vad kunden betalar. Ändringen gäller fakturaunderlag som skapas efter den, och befintliga underlag behåller den fördelning de skapades med.

Det kunden ser på offerten

Offerten i kundportalen visar hela priset, RUT-avdraget och hur det fördelas per person, och Att betala efter rutavdrag. Kunden godkänner priset efter avdraget, så det är den siffran ni pratar om med kunden.

Timmarna kommer från närvaron

Skatteverket vill veta hur många timmar som har arbetats, inte hur många som beställdes. Rytmia rapporterar den tid fältpersonalen checkade in och ut för på besöket, avrundat till närmaste hela timme.

Granska därför närvaron innan ni fakturerar. Om en utcheckning glömdes eller blev fel rättar ni den i passets granskning. En rad på underlaget visar Ingen närvaro när ingen checkade in, och Inte granskade när timmarna kommer från närvaro som ingen har granskat.

På fakturaunderlaget

Skapa underlaget som vanligt (se Skapa ett fakturaunderlag och exportera det). För en privatkund med RUT visar det också:

• varje rads avdrag och vilka timmar den rapporterar
• det totala avdraget och RUT-avdrag begärs för, med varje person och deras belopp
• Att betala

När ni bekräftar kontrollerar Rytmia att avdraget faktiskt går att begära. Om det inte gör det förblir underlaget ett utkast och Rytmia listar varför:

• en köpare saknar personnummer
• två köpare har samma personnummer, alltså samma person inlagd två gånger
• köparnas belopp blir inte lika mycket som avdraget
• en rad saknar närvaro att rapportera timmar från
• en sorts hushållsnära arbete blir negativt sammantaget, och då nekar Fortnox hela fakturan

Åtgärda det som listas, ta bort utkastet och skapa underlaget igen, så att de rättade uppgifterna kommer med.

Exportera till Fortnox

Exportera till Fortnox visar först exakt vad som skickas: en faktura till kundens kundnummer på hela beloppet, och RUT-ansökningarna per person. I Fortnox får fakturan:

• raderna för hushållsnära tjänster markerade med sin typ och de arbetade timmarna
• en skattereduktion per köpare och personnummer, med deras belopp

Fortnox avrundar, och Rytmia visar det

Fortnox avrundar fakturans totalbelopp till hela kronor innan avdraget dras. När fakturan finns visar underlaget öresavrundningen och Fortnox egen siffra för Att betala. Till exempel:

	Före export	Efter export
Summa	858,75 kr	858,75 kr
Öresavrundning i Fortnox	—	0,25 kr
RUT-avdrag	−429,00 kr	−429,00 kr
Att betala	429,75 kr	430,00 kr

Kunden faktureras det Fortnox säger, så det är den siffran underlaget behåller.

Om ansökningarna inte kommer med

Ibland skapas fakturan men inte dess RUT-ansökningar. Då visar underlaget Behöver granskas och säger Fakturan finns i Fortnox, men RUT-uppgifterna kom inte med.

Öppna fakturan i Fortnox och komplettera ansökningarna i dess dialog Husarbete. Gå sedan tillbaka till underlaget och välj Avgör granskningen → Fakturan, komplett.

När kunden har betalat

Rytmia slutar vid fakturan. När kunden har betalat begär ni utbetalningen från Skatteverket i Fortnox, som för vilken faktura för husarbete som helst.