Så rör sig arbetet genom Rytmia

Arbetet i Rytmia följer en bestämd väg. Varje steg tar vid där det förra slutade och lägger till, så att ingenting behöver skrivas in på nytt och ingenting tappas bort mellan kontoret och fältet.

Vägen har sex steg:

1. Offert — kunden accepterar eller avböjer.
2. Order — accepterat arbete blir ett enstaka besök eller ett återkommande schema.
3. Schemaläggning — arbetspassen bemannas med personer och utrustning.
4. Arbetet på plats — medarbetaren checkar in, följer checklistan, rapporterar problem, checkar ut.
5. Granskning — kontoret kontrollerar vad som hände innan något faktureras.
6. Fakturering — granskade pass grupperas i underlag och exporteras som fakturautkast.

1. Offert

Du skapar en offert under Offerter och skickar den till en kundkontakt via sms. Kunden öppnar en säker länk och accepterar eller avböjer.

Så länge offerten är ute är ordern låst — ingen kan i tysthet ändra det kunden tittar på. När kunden accepterar aktiveras ordern och passen skapas automatiskt.

Du måste inte skicka en offert. Är affären redan klar över telefon aktiverar du ordern direkt, och offertsteget hoppas helt enkelt över.

2. Order

Ordern är den kommersiella överenskommelsen: vilken kund, vilken serviceadress, vilka tjänster och till vilket pris. Den finns i två former.

En engångsorder ger ett enda daterat arbetspass.

En återkommande order bär ett schema — varje tisdag morgon, första vardagen i månaden — och det schemat skapar daterade arbetspass i förväg. Ordern finns kvar som planen; varje pass är ett besök som ska utföras.

Den skillnaden spelar roll längre fram. Att flytta eller ställa in ett enskilt pass rör bara det besöket; ordern behåller sitt schema och kommande besök påverkas inte.

3. Schemaläggning

Nya pass skapas obemannade. Schemaläggning är ett rutnät med resurser mot tid: medarbetare och utrustning längs kanten, dagar eller timmar över toppen.

Bredvid rutnätet ligger listan Behöver schemaläggas. Den skiljer pass som är helt Ej schemalagda från dem som är Ofullständiga — bemannade, men inte med så många personer som tjänsten kräver. Den visar också pass där någon har hoppat av och en ersättare behövs.

När du tilldelar en resurs kontrollerar Rytmia den först. Varningar talar om sådant som är värt att veta. Blockerande konflikter stoppar tilldelningen om du inte anger ett skriftligt skäl att ändå gå vidare. Vissa konflikter går inte att åsidosätta alls.

På en återkommande order väljer du hur långt en tilldelning räcker: detta tillfälle bemannar ett besök, medan tills vidare lägger resursen på det här och alla kommande pass i serien.

4. Arbetet på plats

När ett pass är bemannat dyker det upp för medarbetaren i mobilappen med adress, uppgifter om tillträde och det som ska göras.

På plats checkar medarbetaren in — incheckningen registrerar platsen vid det tillfället — arbetar igenom checklistan, rapporterar eventuella avvikelser med foto och beskrivning, och checkar ut när arbetet är klart.

Checklistan skrivs inte per besök. Den sätts samman av tjänstens egen checklista, plus det som kunden eller serviceadressen lägger till, minus det som är undantaget för just den kunden. Medarbetaren ser den färdiga listan.

5. Granskning

Slutförda pass hamnar i Granskning. Det är grinden: kontoret läser närvarotiderna, checklistesvaren och avvikelserna, tar ställning till krediteringar och tillägg, och markerar passet som klart.

Ingenting når faktureringen utan att passera här, och en oåtgärdad avvikelse håller kvar passet tills någon bestämmer vad som ska göras åt den.

6. Fakturering

Under Fakturering väljer du pass som är klara för fakturering och grupperar dem i underlag — per kund, per plats eller per order. Underlaget bekräftas, vilket låser raderna, och exporteras sedan till ert faktureringssystem som ett fakturautkast.

Rytmia förbereder fakturan. Den skickar den inte: den färdiga fakturan skapas och skickas från ert faktureringssystem.

Läs vägen baklänges

Vägen är lättare att lita på från andra hållet. En fakturarad pekar på ett underlag. Underlaget pekar på passen i det. Varje pass pekar på vem som var där, när de checkade in, vad de svarade på checklistan och vad som gick fel. Passet pekar på ordern, och ordern på offerten kunden accepterade.

Varje steg behåller länken till det föregående. Det är hela idén.