Skapa ett fakturaunderlag och exportera det

Ett fakturaunderlag är en grupp granskade pass samlade till det som ska bli en faktura. Fakturering är där ni skapar dem, bekräftar dem och lämnar över dem till ert faktureringssystem.

Bara pass som är markerade Klar för fakturering i granskningen kan läggas i ett underlag. Saknas ett pass här ligger det fortfarande i Granskning.

Skapa ett underlag

Välj Nytt underlag. Du får de pass som är klara för fakturering, och väljer vilka som ska grupperas.

Grupperingen avgör hur det valda arbetet delas upp:

Gruppering	Resultat
Per kund	Ett underlag per kund, som täcker alla deras objekt
Per plats	Ett underlag per serviceadress
Per order	Ett underlag per order

Kundens egen inställning för Fakturagruppering är den som detta normalt ska följa — den sitter på kunden just för att ni inte ska behöva ta beslutet för hand varje månad.

Väljer du en månads arbete och grupperar per plats skapas flera underlag på en gång, och Rytmia berättar hur många.

Kontrollera raderna

Ett underlag öppnas med sin sammanfattning, sina summor och sina rader. Varje rad visar tjänst, antal, à-pris, netto, moms och brutto, plus eventuell justering som följt med från granskningen.

Det här är sista bekväma tillfället att fånga ett fel. En kreditering som inte hör hemma, ett pass på fel kunds underlag, ett belopp som inte ser ut som avtalet — allt är lättare att rätta nu än efter att en faktura finns.

Är något fel, välj Ta bort underlag. Underlaget tas bort och passen blir fakturerbara igen, så att ni kan skapa ett rättat underlag. Det går inte att ångra, men ingenting går förlorat — passen återgår till högen.

Bekräfta

Bekräfta underlag låser underlaget och dess rader så att det kan exporteras. Det går inte att ångra.

Ett bekräftat underlag är ert slutgiltiga svar på vad kunden debiteras. Därefter är en ändring av beloppet en fråga för fakturan, inte för underlaget.

Innan ni kan exportera

Exporten kräver att ert faktureringssystem är kopplat och att era uppgifter är matchade mot det. Rytmia kontrollerar detta innan något skickas och säger exakt vad som saknas:

• Ingen aktiv integration är konfigurerad — koppla er bokföringsleverantör under Integrationer.
• Kund saknar koppling — kunden finns i Rytmia men har ingen motsvarighet i ert faktureringssystem.
• Tjänst saknar koppling — detsamma, för en tjänst på underlaget.

Kopplingen görs under Integrationer → Koppla id:n. Det är ett engångsjobb per kund och per tjänst; när de väl är kopplade förblir de det.

Exportera

Exportera skickar det bekräftade underlaget till er faktureringsleverantör, där det blir ett fakturautkast.

Exporten körs i bakgrunden. Underlaget står som Exporterar och uppdaterar sig självt när leverantören svarar.

Rytmia förbereder fakturan. Den skickar den inte till er kund — den färdiga fakturan granskas och skickas från ert faktureringssystem, precis som tidigare.

Det som inte är kopplat än

Fortnox är den första faktureringsleverantören Rytmia stöder, och kopplingen är ännu inte fullt driftsatt. Exporten förbereder och registrerar ett fakturautkast, men leverans in i er skarpa Fortnox och automatisk betalningsstatus är inte tillgängligt i det här skedet.

I praktiken: ett underlag når Exporterad, och det går inte vidare till Fakturerad av sig självt. Betrakta exporten som ett förberett fakturaunderlag, och stäm av vad som faktiskt hamnat i Fortnox innan ni betraktar ett jobb som fakturerat.

När en export misslyckas

Alla fel är inte lika, och Rytmia skiljer på dem eftersom rätt svar skiljer sig:

Leverantören kunde inte nås. Ingen faktura skapades, så det går bra att försöka igen.

Leverantören avvisade fakturan. Ett nytt försök ändrar inget. Kontrollera kopplingen och fakturauppgifterna först.

Inget svar kom tillbaka. Det är det här fallet att vara försiktig med. Fakturan skickades och inget svar kom, så den kan redan finnas i kundens Fortnox. Rytmia flaggar underlaget som Behöver granskas och uppmanar er att kontrollera Fortnox innan ni gör något annat — att blint försöka igen är hur en kund blir fakturerad två gånger.

Spåret

Varje underlag behåller sin historik: skapat, uppdaterat, bekräftat, export påbörjad, exporterad eller misslyckad — med vem som gjorde det och vad som ändrades.

Den historiken är det som gör en faktura möjlig att svara på. Från en rad når ni underlaget, från underlaget passen, och från ett pass vem som var där, när de checkade in och vad som gick fel. Ingenting på fakturan är en siffra utan ursprung.