Skapa ett fakturaunderlag och exportera det

Ett fakturaunderlag är en grupp granskade pass samlade till det som ska bli en faktura. Fakturering är där ni skapar dem, bekräftar dem och lämnar över dem till ert faktureringssystem.

Bara pass som är markerade Klar för fakturering i granskningen kan läggas i ett underlag. Saknas ett pass här ligger det fortfarande i Granskning.

Skapa ett underlag

Välj Nytt underlag. Du får de pass som är klara för fakturering, och väljer vilka som ska grupperas.

Grupperingen avgör hur det valda arbetet delas upp:

Gruppering	Resultat
Per kund	Ett underlag per kund, som täcker alla deras objekt
Per plats	Ett underlag per serviceadress
Per order	Ett underlag per order

Kundens egen inställning för Fakturagruppering är den som detta normalt ska följa — den sitter på kunden just för att ni inte ska behöva ta beslutet för hand varje månad.

Väljer du en månads arbete och grupperar per plats skapas flera underlag på en gång, och Rytmia berättar hur många.

Kontrollera raderna

Ett underlag öppnas med sin sammanfattning, sina summor och sina rader. Varje rad visar tjänst, antal, à-pris, netto, moms och brutto, plus eventuell justering som följt med från granskningen. När en rad har en fakturaartikel står den under raden, som Faktureras som följt av numret. Material och avgifter står som egna rader. Material som fältteamet lade till på plats och som ni godkände i granskningen är märkta Tillagt vid besöket.

Det här är sista bekväma tillfället att fånga ett fel. En kreditering som inte hör hemma, ett pass på fel kunds underlag, ett belopp som inte ser ut som avtalet — allt är lättare att rätta nu än efter att en faktura finns.

Varje rad har också med sig enheten den hade när den lades på ordern, och det är den enheten som står på fakturan. Har en enhets kod ändrats sedan dess, behåller raden den gamla koden. Se Om fakturan visar fel enhet.

Är något fel, välj Ta bort underlag. Underlaget tas bort och passen blir fakturerbara igen, så att ni kan skapa ett rättat underlag. Det går inte att ångra, men ingenting går förlorat — passen återgår till högen.

Bekräfta

Bekräfta underlag låser underlaget och dess rader så att det kan exporteras.

Ett bekräftat underlag är ert svar på vad kunden debiteras. När det väl har exporterats är en ändring av beloppet en fråga för fakturan, inte för underlaget.

Återöppna ett bekräftat underlag

Ibland visar sig något vara fel efter att underlaget bekräftats men innan det exporterats: närvaro som rättats i efterhand, ett personnummer som visar att två RUT-köpare är samma person, eller en fördelning som kontoret ändrar sig om. Allt ett underlag innehåller låstes när det skapades, så rätta källan och skapa underlaget igen:

1. Välj Återöppna som utkast och skriv varför. Orsaken sparas med underlaget och visas när det tas bort.
2. Välj Ta bort underlag. Passen blir fakturerbara igen.
3. Skapa ett nytt underlag från de rättade uppgifterna.

Att återöppna tar tillbaka bekräftelsen, som kan ha gjorts av en kollega. Inget skickas till Fortnox. Ett underlag som har exporterats kan inte återöppnas.

Innan ni kan exportera

Exporten kräver att Fortnox är kopplat, att era kunder har sina kundnummer från Fortnox och att det ni säljer har en fakturaartikel under Faktureras som. Rytmia kontrollerar detta innan något skickas och säger exakt vad som saknas:

• Inget ekonomisystem är valt eller Ert ekonomisystem är inte kopplat — välj Fortnox och koppla det under Administration → Integrationer.
• Kunden saknar kundnummer — ange kundens kundnummer från Fortnox under Kundnummer på kunden.
• Artikeln saknar Faktureras som — välj en fakturaartikel under Faktureras som på den namngivna tjänsten, materialet eller avgiften. Finns den inte, lägg först till den under Administration → Fakturaartiklar.
• Bekräfta under Integrationer att husarbete är påslaget i ekonomisystemet — bara för underlag med RUT-avdrag. Se Dra av RUT på offerter och fakturor.

Kundnumret anges en gång per kund och Faktureras som en gång per tjänst, material eller avgift. Sedan gäller de för alla underlag. Koppla Rytmia till Fortnox går igenom hela uppsättningen.

En privatkunds underlag med RUT-avdrag visar också vem som gör avdraget och med hur mycket, och ansökningarna kontrolleras när ni bekräftar. Dra av RUT på offerter och fakturor beskriver vad underlaget visar och vad det nekar.

Exportera

Exportera till ekonomisystemet säger först vad som skickas, till exempel En faktura till Åsa Sidén, kundnr 1006, på 858,75 kr. Eventuella RUT-ansökningar listas under. Bekräfta, så skickas underlaget till Fortnox, där det blir ett obokfört fakturautkast.

Exporten körs i bakgrunden. Underlaget står som Exporterar och uppdaterar sig självt när ekonomisystemet svarar.

När det står Exporterad visar underlaget fakturans nummer i Fortnox. Om Fortnox avrundade summan till hela kronor visar underlaget också Öresavrundning i ekonomisystemet och det belopp att betala som Fortnox kom fram till, eftersom det är det kunden faktureras.

Rytmia förbereder fakturan. Den skickar den inte till er kund — den färdiga fakturan granskas och skickas från ert faktureringssystem, precis som tidigare.

Det som inte kommer tillbaka

Rytmia läser inte betalningsstatus från Fortnox. Ett underlag stannar på Exporterad och går inte vidare av sig självt. Det är i Fortnox ni ser om fakturan har bokförts, skickats och betalats.

När en export misslyckas

Alla fel är inte lika, och Rytmia skiljer på dem eftersom rätt svar skiljer sig:

Ekonomisystemet kunde inte nås. Ingen faktura skapades, så det går bra att försöka igen.

Ekonomisystemet avvisade fakturan. Underlaget står som Export misslyckades och visar vad Fortnox invände, till exempel Kundnummer 99999 finns inte i ekonomisystemet eller Fakturaartikel 2 finns inte i ekonomisystemet. Ett nytt försök utan ändringar hjälper inte. Åtgärda det som nämns: skapa kunden eller artikeln i Fortnox, eller rätta kundnumret på kunden eller fakturaartikeln under Fakturaartiklar i Rytmia. Välj sedan Försök exportera igen. Det nya försöket använder de rättade numren.

Inget svar kom tillbaka. Det är det här fallet att vara försiktig med. Fakturan skickades och inget svar kom, så den kan redan finnas i kundens Fortnox. Rytmia flaggar underlaget som Behöver granskas och uppmanar er att kontrollera Fortnox innan ni gör något annat — att blint försöka igen är hur en kund blir fakturerad två gånger.

Avgör ett underlag som behöver granskas

Leta först efter fakturan i Fortnox. Välj sedan Avgör granskningen på underlaget och svara vad ni hittade:

Ni hittade	Svar	Vad som händer
Fakturan, med eventuella RUT-ansökningar kompletta	Fakturan, komplett, med fakturanumret	Underlaget registreras som exporterat och passen låses
Ingen faktura alls	Ingen faktura	Underlaget kan exporteras igen
En faktura ni har makulerat i Fortnox och vill skicka på nytt	Fakturan, makulerad, med dess nummer	Nästa export skickar en ersättare

Varje svar ber er bekräfta att ni har kontrollerat Fortnox. En makulerad faktura är inte “ingen faktura”: den finns kvar i kundens bokföring, så använd det tredje svaret för den.

Efter Ingen faktura söker nästa export fortfarande i Fortnox innan den skriver något. Vill ni i stället återöppna ett sådant underlag som utkast väljer ni först Kontrollera i ekonomisystemet. Den letar efter en faktura under underlagets referens utan att skicka något, och finns ingen kan underlaget återöppnas.

Spåret

Varje underlag behåller sin historik: skapat, uppdaterat, bekräftat, återöppnat, export påbörjad, exporterad eller misslyckad — med vem som gjorde det och vad som ändrades.

Den historiken är det som gör en faktura möjlig att svara på. Från en rad når ni underlaget, från underlaget passen, och från ett pass vem som var där, när de checkade in och vad som gick fel. Ingenting på fakturan är en siffra utan ursprung.