Kontakter och kunders inloggningar

En kontakt är er organisations uppgifter om en person hos en kund: vem ni ringer, vem som får offerten, vem som gör RUT-avdraget. Den här artikeln förklarar vad som hör till kontakten, och hur kundens egen inloggning i kundportalen kopplas till den.

En kontakt tillhör er organisation

Lägg till kontakter på kundens flik Kontakter. En kontakt har namn, telefonnummer, titel, språk och vad den används för: Primär, Service, Tillträde, Fakturering, Offertgodkännare, Nödfall eller Återkoppling.

Allt det är ert. Samma person kan vara kontakt hos flera företag som använder Rytmia, och varje företag har sitt eget namn, språk och personnummer för personen. Byter ni namn på en kontakt ändras ingen annans uppgifter, och de andra företagen ser aldrig vad ni har skrivit in.

Telefonnumret kan ni skriva hur ni vill, till exempel 070-123 45 67, 0701234567 eller +46701234567. Rytmia sparar det på ett och samma sätt, så ett nummer är alltid en person.

En privatkund är sin huvudkontakt

En privatkund är en person, så den har inte en kontakt på samma sätt som ett företag har. Den är en. När ni skapar en privatkund skapar Rytmia dess huvudkontakt med samma namn och telefonnummer. Sedan hänger de ihop:

• Kundens namn är huvudkontaktens namn. Byter ni namn på den ena byter den andra också, och kundkortet säger det.
• Kundens telefonnummer är huvudkontaktens nummer.
• Kundens personnummer är huvudkontaktens personnummer.

Vill ni göra någon annan till huvudkontakt väljer ni … på den kontakten och Gör till huvudkontakt. Länken Välj en annan huvudkontakt på kundkortet tar er dit. Huvudkontakten behöver alltid ett telefonnummer.

Kontakter utan telefonnummer

En kontakt kan läggas till utan telefonnummer, oftast en andra person i ett hushåll som gör en del av RUT-avdraget. En sådan kontakt:

• kan inte få offerter, och visas med Inget telefonnummer när ni väljer mottagare
• kan inte logga in i kundportalen
• kan inte vara huvudkontakt

Om två personer i ett hushåll delar telefon lägger ni till den andra personen utan telefonnummer. Ett nummer hör till en person.

Personnummer

En kontakts personnummer anges för sig: välj … på kontakten och sedan Ange personnummer. Det behövs för alla som gör RUT-avdrag. Se Dra av RUT på offerter och fakturor.

Personnumret är skyddat. Bara roller med behörighet till personnummer ser det i sin helhet, andra ser det maskerat, och det ingår inte i den vanliga sökningen.

Så får en kund en inloggning

I kundportalen läser kunden offerter och ser sina besök. Kunden loggar in med sitt telefonnummer och en kod som skickas med sms. Det finns inga lösenord.

En inloggning och er kontakt är två olika saker. Ni kan lägga till en kontakt utan att personen någonsin loggar in. En kontakt med Har inloggning på fliken Kontakter är en vars person har loggat in och bekräftat numret.

Bara en kod kopplar en inloggning till en kontakt. Att skriva in någons nummer på en kontakt ger inte personen tillgång till något. Kopplingen görs när personen bekräftar numret:

• När personen loggar in. Alla kontakter med det numret, hos alla företag som har en, kopplas till inloggningen.
• När personen redan är inloggad och ni skickar en offert till en kontakt som inte är kopplad än. Då visar portalen Fler offerter väntar på dig. Där står företagets namn men inget ur offerten. När personen väljer Koppla ihop och anger en kod visas offerten.

När ni byter nummer på en kontakt

Inloggningen förblir kopplad. Det är rätt när personen har fått ett nytt nummer. Om det gamla numret tillhörde någon annan väljer ni också Koppla bort inloggning, se nedan.

När en inloggning väntar på er

En person kan bara vara kopplad till en kontakt per kund. Om personen bekräftar ett nummer och redan har en annan kontakt hos samma kund gissar Rytmia inte vilken som är rätt. Den nya kontakten förblir okopplad och visar Inloggningen kopplades inte. Listan Kunder visar 1 inloggning väntar på dig med kontaktens namn, och personen ser i portalen att företaget behöver bekräfta vem hen är.

Öppna kunden och reda ut det:

• Båda kontakterna är samma person: ta bort den ena.
• Den andra kontakten är inte personens: välj Koppla bort inloggning på den. Nästa gång personen loggar in kopplas den väntande kontakten.

Koppla bort en inloggning

Koppla bort inloggning på en kontakt tar bort kopplingen till personens inloggning, till exempel när ett nummer har tagits över av någon annan eller fel person har blivit kopplad.

• Öppna offerter som skickats till kontakten dras tillbaka från personens portal.
• En inloggning med numret kopplar inte kontakten igen.

För att låta den kopplas igen väljer ni Tillåt koppling på kontakten. Nästa inloggning med numret kopplar den. Att byta nummer på kontakten låter den också kopplas igen.

När kunden ändrar sina egna uppgifter

I portalen, under Profil, kan kunden ändra sitt namn och telefonnummer. En ändring där gäller alla kontakter som är kopplade till inloggningen, hos alla företag, och sidan säger det till kunden. En kontakt som inte är kopplad till inloggningen lämnas orörd.

När en kund raderar sitt konto

Era uppgifter om en kund är era, inte kundens. Om kunden raderar sitt konto:

• finns er kontakt kvar med namn, nummer och personnummer, men utan inloggning
• dras öppna offerter som skickats till kunden tillbaka
• kopplas er kontakt inte automatiskt om kunden skapar ett nytt konto med samma nummer. Välj Tillåt koppling om den ska kopplas.

Vill kunden att era uppgifter om hen ska raderas tar ni bort kontakten. Det beslutet är ert, eftersom det är ni som har uppgifterna.