Granska ett slutfört pass

Granskningen är där ett avslutat pass blir något ni kan fakturera. Innan ett pass har passerat den kan inget fakturaunderlag innehålla det — det är alltså här ni avgör vad kunden får betala för.

Slutförda pass samlas under Granskning. Öppna ett så får du hela passet på en sida: vad som var planerat, vilka som var där, vad de svarade, vad som gick fel och vad det kommer att kosta.

Kontrollera sammanfattningen

Sammanfattningen visar det som var planerat — schemalagd start, längd och ordern passet kommer från.

Varje pass bär två statusar, och det är värt att hålla isär dem:

• Operativ status är vad som hände: Planerat, Pågår, Slutfört eller Inställt.
• Faktureringsstatus är var pengarna står: Ej fakturerbart, Väntar på granskning, Klar för fakturering, Blockerad, Exporterad eller Fakturerad.

Ett pass kommer in i granskningen som Slutfört och Väntar på granskning. Din uppgift är att flytta den andra.

Kontrollera närvaron

Närvaro listar alla som var tilldelade passet med sina in- och utcheckningstider. En saknad incheckning visas som Ingen incheckning registrerad, inte som noll timmar — skillnaden spelar roll när du ska avgöra om något ska faktureras.

För varje person kan du godkänna, korrigera eller avvisa:

• Godkänn accepterar tiderna som de skickades in.
• Korrigera ersätter dem. Du anger både en in- och en utcheckningstid, och registreringen behåller det ursprungligen inskickade vid sidan av din korrigering, märkt (korrigerad).
• Avvisa underkänner registreringen. En notering som förklarar varför krävs.

Korrigeringar syns, de sker inte i tysthet. Den som läser passet senare ser både originalet och ändringen, och vem som gjorde den.

Läs checklistesvaren

Checklista visar punkterna för passet och hur många som besvarats, som besvarade/totalt. Det som inte rörts visas som Ej besvarad.

En obesvarad punkt är inte automatiskt ett problem — men det är den billigaste frågan att ställa medan medarbetaren fortfarande minns besöket.

Åtgärda avvikelserna

Avvikelser är de problem fältteamet rapporterat, med foton och beskrivningar. Det är den här delen som faktiskt stoppar dig: ett pass med en öppen avvikelse kan inte markeras som klart för fakturering.

Att granska en avvikelse innebär att klassificera den och bestämma vad som händer med den. Du anger typ — Kvalitet, Åtkomst, Skada, Säkerhet eller Övrigt — allvarlighetsgrad, och ett av fyra utfall:

Utfall	Vad det gör
Under granskning	Markerar den som under utredning. Den förblir öppen, så passet kan ännu inte faktureras.
Löst	Stänger den som åtgärdad och frigör den för fakturering. Kan lägga på en kreditering eller ett tillägg.
Avfärdad	Stänger den som att den inte kräver åtgärd — ett falsklarm. Ingen fakturapåverkan, frigör den för fakturering.
Eskalerad	Flaggar den för en chef eller kunden. Förblir öppen och fortsätter blockera faktureringen.

Två av dem släpper passet vidare och två håller kvar det. Det är avsiktligt: en eskalerad skadeanmälan ska inte i tysthet bli en faktura medan någon fortfarande pratar med kunden om den.

Justera beloppet

Faktureringsjusteringar är engångsändringar av vad passet kostar. Ett påslag ökar fakturan, en kreditering minskar den. Båda kräver ett belopp och en beskrivning av varför de gäller.

En justering kan komma från en avvikelse du löst, eller läggas till direkt. Justeringar har en egen godkännandegång — Väntar, Godkänd eller Avslagen — och panelen visar nettojusteringen så att du ser den samlade effekten innan du går vidare.

När passet har exporterats låses justeringarna.

Markera klart för fakturering

När närvaron är avklarad, avvikelserna stängda och beloppet stämmer väljer du Markera klar för fakturering.

Det låser passets fakturerbara belopp och flyttar det till faktureringen. Det går inte att ångra. Blir beloppet fel i efterhand rättas det på fakturasidan, inte genom en ny granskning.

Om knappen inte släpper igenom är orsaken nästan alltid en öppen avvikelse — texten säger Åtgärda alla öppna avvikelser först.

Vad som händer sedan

Passets faktureringsstatus blir Klar för fakturering, och det dyker upp under Fakturering som tillgängligt att lägga i ett underlag. Där grupperas det med andra klara pass, underlaget bekräftas, och exporteras som ett fakturautkast.