Bemanna ett pass på schemaläggningstavlan

Schemaläggning är där de skapade passen får personer på sig. Tavlan är ett rutnät: era resurser — medarbetare och utrustning — längs kanten, tiden över toppen, i dags-, vecko- eller månadsvy.

Passen kommer hit obemannade. Arbetet består i att tömma listan bredvid rutnätet.

Listan Behöver schemaläggas

Listan är att göra-listan, och den skiljer på två olika problem:

• Ej schemalagda — ingen alls är på passet.
• Ofullständiga — någon är det, men inte så många som ordern kräver. Gapet visas som tilldelade/behövda medarbetare, så 1/2 betyder en person till.

Listan lyfter också fram två situationer som ser bra ut på rutnätet men inte är det:

• Någon har hoppat av. En medarbetare tackade nej till passet och platsen öppnades igen. Listan namnger vem som ska ersättas och skälet hen angav — sjuk, redan bokad, kan inte ta sig dit.
• Saknad kompetens. Teamet har rätt storlek men ingen i det har något tjänsten kräver.

Är listan tom trots att du väntade dig arbete i den: kontrollera om ordern fortfarande väntar på en offert. En order med offert ute har ännu inte skapat några pass.

Tilldela en resurs

Det finns två vägar in på tavlan, och de passar olika lägen:

Dra ett pass till en rad. Snabbast när du vet vem du vill ha. Håller du pekaren över ett pass markeras de rader det passar på.

Öppna passet och använd Tilldela. Bättre när du väljer. Du får en sökbar lista över medarbetare eller utrustning, och varje kandidat är märkt med problemet den skulle föra med sig — kräver en motivering, kan inte tilldelas.

Oavsett väg kontrollerar Rytmia tilldelningen innan den sparas. Är inget i vägen får du Inga konflikter – klar att tilldela. Finns det något, se konflikter, varningar och åsidosättanden.

Lediga platser

Ett pass som behöver fler personer än det har visar rader med Ledig plats. Varje rad är en plats som väntar på att fyllas, och Tilldela på den raden fyller den.

Du kan också lägga till resurser utöver vad ordern begär — de märks Utöver behovet, så att tre personer på ett tvåmansjobb läses som ett medvetet val i stället för en felräkning.

Det här besöket, eller alla besök

På en återkommande order frågar varje tilldelning hur långt den räcker. Det är tavlans mest följdriktiga val.

Omfattning	Vad den gör
Detta tillfälle	Bemannar det här enda besöket. Senare besök i serien rörs inte.
Tills vidare	Bemannar det här och alla framtida besök i serien.

En stående tilldelning är vad ni vill ha för det ordinarie teamet på ett avtal. Pass med blockerande konflikter hoppas över i stället för att tvingas igenom, och Rytmia berättar hur många som tilldelades och hur många som hoppades över.

En sak att känna till: kontrollerna görs mot det här besöket. En serie omfattar senare datum där omständigheterna kan skilja sig, så en stående tilldelning är ett rimligt utgångsläge, inte en garanti om juli.

Att ta bort någon

Borttagning speglar tilldelning, och skillnaden spelar roll:

• Ta bort från det här passet tar bort personen från ett besök. Serien fortsätter och kommande pass bemannas som vanligt. Det raderar att hen någonsin var inplanerad på det besöket.
• Avsluta stående tilldelning tar bort hen från det här och alla framtida pass. Passerade pass rörs inte.

Använd det andra när någon byter rutt permanent. Använd det första för en enskild tisdag.

Att flytta och ställa in

Från ett pass på tavlan kan du också Flytta passet eller Ställa in passet. Båda rör bara det besöket — ordern behåller sitt schema i båda fallen, och vid en flytt följer alla på passet med.

Kan någon inte vara där på den nya tiden säger Rytmia till i stället för att flytta i tysthet.

Vad fältteamet ser

Ett bemannat pass dyker upp i medarbetarens telefon, och hen svarar på det — Jag kommer eller Kan inte komma. Svaret syns på tavlan.

Ett nej öppnar platsen igen och lägger tillbaka passet i din lista, med skälet bifogat. Det är loopen som fungerar: ni får veta det från tavlan i stället för från kunden.