Koppla kunder till Fortnox

En kunds fakturaunderlag kan bara exporteras till Fortnox när kunden har sitt kundnummer i Fortnox. Finns era kunder redan både i Rytmia och i Fortnox behöver ni inte ange numren en kund i taget. Kopplingssidan listar era kunder i Fortnox, föreslår matchande kund för var och en och kopplar många på en gång.

En koppling sätter bara kundnumret. Inget annat på kunden ändras, och ingenting ändras i Fortnox.

För en kund som ännu inte finns i Rytmia, läs Importera en kund från Fortnox.

Det här behöver ni först

• Fortnox kopplat under Integrationer. Se Koppla Rytmia till Fortnox.
• Behörighet att ändra kunder. Ägare och kontorspersonal har den som standard. Behörighet att ändra integrationer behövs inte. Utan den säger sidan att du saknar åtkomst.

Öppna kopplingssidan

Gå till Kunder, välj pilen bredvid Ny och välj Koppla under Från ert bokföringssystem.

Även faktureringen leder hit. När en export stoppas för att kunder saknar kundnummer har listan över det som saknas en länk, Koppla till bokföringssystem.

Kopplingssidan finns bara på webben.

Det här visar sidan

Varje rad är en aktiv kund i Fortnox, med kundnummer, namn, organisations- eller personnummer, e-post och telefon. Sök på nummer, namn eller organisations-/personnummer överst. Inaktiva kunder i Fortnox listas inte.

Ett personnummer är maskerat om inte din roll får se personnummer i sin helhet.

Kolumnen Kund säger vad Rytmia hittade för kunden:

• Kopplad: en kund har redan det här kundnumret. Kundens namn länkar till den. Raden går inte att markera.
• Förslag: en kund utan kundnummer har samma organisations- eller personnummer, på kunden själv eller på en privatkunds huvudkontakt. Finns exakt en är den redan vald. Finns flera väljer ni rätt.
• Inget förslag: välj Välj kund och sök fram kunden själv. En kund som redan har ett kundnummer visas, men går inte att välja, med Har redan kundnummer ….

Rytmia matchar aldrig på namn. Två hushåll kan heta likadant, så ett namn räcker inte för att säga att det är samma kund.

Koppla

1. Välj kund på varje rad ni vill koppla. När du väljer en kund markeras raden. En rad med ett enda förslag har redan sin kund, så den behöver bara markeras.
2. Vill ni markera alla rader på sidan som har en kund, använd Välj alla på den här sidan.
3. Välj Koppla längst ned på sidan. Knappen visar hur många som är markerade.

Markeringarna finns kvar medan ni söker och bläddrar, så ni kan samla rader från flera sidor och koppla dem tillsammans. Högst 100 kan kopplas åt gången.

En kund kan bara kopplas till ett kundnummer. Har två kunder i Fortnox samma organisationsnummer och föreslår samma kund väljs den för den första, och den andra raden säger Redan vald för …. Fortnox tillåter dubbletter, så det händer. Kontrollera vilket kundnummer som är rätt.

Rapporten

Efter kopplingen visar en rapport överst på sidan hur många kunder som kopplades. Kunder som inte kopplades grupperas efter orsak, var och en med en länk till kunden. Rapporten ligger kvar tills ni stänger den.

Orsak	Vad det betyder	Vad ni gör
Har redan ett kundnummer	Någon gav kunden ett nummer efter att ni markerade den. En koppling ersätter aldrig ett kundnummer.	Öppna kunden och kontrollera vilket nummer som är rätt. Ändra det på kunden om det behövs.
Kundnumret är redan kopplat till en annan kund	En annan kund fick kundnumret efter att ni markerade raden.	Kontrollera vilken av kunderna kundnumret egentligen hör till.
Inte längre aktiva i Fortnox	Kunden har gjorts inaktiv eller tagits bort i Fortnox.	Gör kunden aktiv i Fortnox om den ska vara det, och koppla igen.
Finns inte längre	Kunden raderades efter att ni markerade den.	Ingenting.

Att koppla igen är ofarligt. Kunder som redan är kopplade hoppas över och ändras inte.

Misslyckas hela kopplingen, till exempel för att Fortnox inte svarar, kopplas ingenting och meddelandet säger varför. Markeringarna finns kvar, så ni kan försöka igen.

Ändra eller ta bort ett kundnummer

Kopplingssidan ger bara nummer till kunder som saknar ett. Vill ni ändra eller ta bort en kunds kundnummer, öppna kunden och ändra Kundnummer bland faktureringsuppgifterna. Rytmia kontrollerar ett nytt nummer mot Fortnox när ni sparar.