Konflikter, varningar och åsidosättanden

Varje gång du tilldelar någon ett pass kontrollerar Rytmia personen mot passet innan tilldelningen sparas. Du ser Kontrollerar konflikter… och sedan ett av fyra svar.

Poängen är inte att stoppa dig. Den är att se till att när ni väl bokar in någon i ett besvärligt läge så gjorde ni det medvetet, och att det finns ett spår av varför.

De fyra svaren

Inga konflikter. Inget är i vägen. Tilldela och gå vidare.

Varningar. Något är värt att veta men står inte i vägen. Tilldelningen sparas, och du får veta hur många varningar som följde med.

Blockerande konflikter. Tilldelningen stoppas om du inte anger ett skäl. Knappen blir Tilldela ändå och ett skäl för åsidosättande krävs — du måste skriva ned varför detta ska genomföras trots konflikten. Det går inte att skicka in ett tomt skäl.

Kan inte tilldelas. Vissa konflikter går inte att åsidosätta. Rytmia säger det rakt ut: detta går inte att åsidosätta — välj en annan resurs, eller åtgärda problemet på den här först.

Vad som kontrolleras

Kontrollerna täcker de vanliga sätten en bokning går fel på:

• Tillgänglighet — medarbetaren har registrerad frånvaro som täcker tiden.
• Dubbelbokning — hen står redan på ett annat pass som överlappar.
• Helgdagar och arbetsfria datum — datumet är ett som er organisation markerat som arbetsfritt.
• Tillträdesbegränsningar — något kring platsen eller kunden står i vägen.
• Kompetenser — teamet täcker inte tillsammans det tjänsten kräver.

Kompetensluckor läses som ingen i teamet har följt av det som saknas. Den formuleringen är avsiktlig: kravet ligger på teamet, inte på individen, så en annan andra person kan lösa det utan att den första behöver bytas ut.

Att skriva ett skäl

Skälet är fritext och det stannar på tilldelningen. Skriv det för den som läser det senare — granskaren som undrar varför någon bokades på en helgdag, eller du själv om sex veckor.

“Kund godkände lördagspass via telefon 8/9” är användbart. “OK” är det inte.

Åsidosättanden på en serie

När du tilldelar någon tills vidare görs kontrollerna per besök. Pass med blockerande konflikter hoppas över i stället för att tvingas igenom, och du får en räkning av båda: hur många som tilldelades, och hur många som hoppades över.

De överhoppade passen ligger kvar som ofullständiga i listan Behöver schemaläggas. De har inte tyst hanterats — de är fortfarande era att lösa.

Vad det inte lovar

Rytmia upptäcker och förklarar konflikter. Systemet garanterar inte att varje konflikt fångas, och behöriga användare kan medvetet åsidosätta många av dem.

Kontrollen är ett stöd för planen, inte en ersättning för att känna sitt folk. Ser något fel ut på tavlan trots att Rytmia är tyst — lita på dig själv.

När du inte kommer förbi

Går en tilldelning inte att åsidosätta finns tre vägar ut, i den ordning de är värda att prövas:

1. Åtgärda problemet på resursen — frånvaron blev fel inskriven, eller kompetensen finns men är inte registrerad på medarbetaren.
2. Välj någon annan — kandidatlistan märker ut vem som skulle fungera utan anmärkning.
3. Flytta passet — är teamet rätt och tiden fel, flytta besöket i stället för att tvinga igenom bokningen. Bara det besöket flyttas; ordern behåller sitt schema.