Ordrar, enstaka besök och återkommande scheman

Ordern är överenskommelsen. Arbetspasset är ett besök. Att hålla isär dem är det som gör att ni kan flytta nästa tisdags städning utan att röra alla tisdagar därefter.

Ordern bär kunden, adressen, tjänsterna, priserna och schemat. Schemat skapar daterade arbetspass, och det är de som bemannas och utförs.

Ställ in schemat medan ordern är ett utkast

Schemat går att redigera medan ordern är ett utkast. När den väl är aktiv finns passen, och schemat är inte längre något man skriver om i förbifarten.

Välj Redigera schema och ange:

Frekvens — En gång, Dagligen, Veckovis eller Månadsvis.

• En gång ger ett enda daterat pass.
• Dagligen, Veckovis och Månadsvis upprepas med ett intervall du väljer: varannan vecka, var tredje månad.
• Veckovis tar också veckodagar. Månadsvis tar en dag i månaden.

Start och längd — när första besöket börjar och hur lång tid varje besök tar, från 1 minut till 24 timmar.

Tidszon — klockan besöken följer. Start- och sluttider läses i den zonen, vilket spelar roll när klockan ställs om.

Upprepning slutar — Aldrig, på ett datum, eller efter ett antal gånger.

Vad varje besök kräver

Två inställningar avgör när ett pass räknas som fullbemannat.

Medarbetare som behövs är hur många personer besöket tar. Det är kapacitet — ett rent antal.

Utrustning som behövs är vilka utrustningstyper som måste finnas på besöket, och hur många av varje.

Kompetenser är något annat, och det är den skillnaden som brukar ställa till det: en kompetens som tjänsten kräver täcks av någon av dem som redan är på besöket. Att kräva ett certifikat lägger inte till en person. Behöver ett jobb verkligen två personer och en av dem måste ha certifikatet är det medarbetare som behövs: 2 plus kompetenskravet på tjänsten — inte 3.

Utrustningstyper kommer från kompetenser som gäller utrustning. Är utrustningslistan tom är det det du behöver skapa först.

Aktivera ordern

Aktivera bekräftar ordern och schemalägger första arbetspasset. Gick ordern ut som en offert gör kundens accept detta åt er.

En aktiv order bär en status som ni kan ändra när relationen förändras: Aktiv, Pausad, Slutförd eller Avbruten.

Ett pass eller hela serien

När passen väl finns går ordern och det enskilda besöket skilda vägar — och varje åtgärd på schemaläggningstavlan säger vilket av dem den rör.

Att flytta ett pass flyttar bara det besöket. Ordern behåller sitt schema och alla bokade följer med. Kan någon på passet inte vara där på den nya tiden säger Rytmia till innan flytten görs.

Att ställa in ett pass ställer in bara det besöket. Ordern behåller sitt schema, och de som är bokade står kvar på passet.

Ingetdera rör nästa vecka. Har själva överenskommelsen ändrats — kunden vill ha torsdagar nu, inte tisdagar — hör det hemma i orderns schema, inte på ett enskilt pass.

Att läsa planen

De skapade passen syns på tre ställen, och vilket du vill ha beror på frågan:

Fråga	Var du tittar
Vad är obemannat?	Schemaläggning, i listan Behöver schemaläggas
Vad händer det här datumet?	Schemaläggning, i dags-, vecko- eller månadsvy
Vad har den här kunden framför sig?	Kundens flik Ordrar, och Nästa besök på översikten