Koppla Rytmia till Fortnox

När Rytmia är kopplat till Fortnox hamnar varje fakturaunderlag ni exporterar i Fortnox som ett fakturautkast. Ni fakturerar från Fortnox precis som förut, men slipper skriva fakturan utifrån anteckningar och kalendrar. Raderna kommer från de pass teamet faktiskt utfört och som ni faktiskt granskat.

Uppsättningen tar ungefär en kvart plus lite inmatning. Det mesta av tiden går åt till att ge de kunder ni redan har deras kundnummer i Fortnox och att välja vilken artikel i Fortnox det ni säljer ska faktureras som.

Vad integrationen gör

Rytmia gör	Rytmia gör inte
Skapar ett fakturautkast i Fortnox för varje exporterat underlag	Bokför fakturan eller skickar den till kunden
Fyller i kund, en rad per pass, antal, enhet, pris och moms	Skapar artiklar i Fortnox
Ger en kund som blir aktiv en kund i Fortnox, och skriver över namn, nummer, e-post och telefon där när ni ändrar dem	Skickar adresser, eller läser tillbaka ändringar som görs på kunden i Fortnox
Säger till när Fortnox avvisar en faktura, och varför	Läser tillbaka betalningar eller fakturastatus från Fortnox
Hindrar att samma underlag exporteras två gånger	Sätter fakturadatum, förfallodatum, betalningsvillkor eller referenser

Fakturan skapas i Fortnox men förblir obokförd. Ni öppnar den där, kontrollerar den, och bokför och skickar den som ni alltid gjort. Datum, villkor och referenser blir det som Fortnox använder för kunden, så kontrollera dem på utkastet.

Varje rad visar tjänsten och datumet då den utfördes, till exempel Kontorsstäd – 14 september 2026. Justeringar från granskningen, som en kreditering eller ett tillägg, blir egna rader.

Enheten på varje rad är enhetens kod i Rytmia, till exempel kvm eller tim, samma som kunden såg på offerten. Den enhet som artikeln har i Fortnox används inte. Enheten behöver inte heller finnas i Fortnox, eftersom Fortnox skriver ut koden precis som den är. Justeringar har ingen enhet.

Betalningsstatus kommer inte tillbaka. Ett underlag stannar på Exporterad i Rytmia. Det är i Fortnox ni ser om en faktura har skickats och betalats.

Kunderna i Fortnox

Nya kunder behöver ni inte lägga upp i Fortnox. Rytmia ger en kund dess kund i Fortnox när den blir aktiv, och håller sedan namn, nummer, e-post och telefon uppdaterade där.

När en kund blir aktiv

En kund blir aktiv när den accepterar en offert eller ni bekräftar en order. Rytmia letar då efter kundens organisations- eller personnummer bland de aktiva kunderna i Fortnox:

• En kund i Fortnox har numret: Rytmia kopplar till den och sparar dess kundnummer. Ingenting på kunden i Fortnox skrivs över.
• Ingen har numret: Rytmia skapar en kund i Fortnox med namn, typ, organisations- eller personnummer, e-post och telefon, och sparar kundnumret som Fortnox ger den.
• Flera har numret: ingenting skapas. Välj rätt kund på kopplingssidan, eller ange kundnumret på kunden.

En kund som redan har ett kundnummer när den blir aktiv behåller det, och ingenting skickas. En kund utan organisations- eller personnummer får ingen kund i Fortnox förrän numret är ifyllt. Prospekt och förlorade kunder skickas aldrig till Fortnox.

När ni ändrar en kund

Ändrar ni namn, organisations- eller personnummer, e-post eller telefon på en kund som har ett kundnummer skrivs ändringen över kunden i Fortnox. Bara de fält ni ändrade skickas, och ett fält ni tömmer i Rytmia töms också i Fortnox. En privatkunds huvudkontakt är kunden, så ändringar på den skickas på samma sätt.

Det går bara en väg. Ändringar som görs på kunden i Fortnox kommer inte tillbaka till Rytmia, och de skrivs över nästa gång samma fält ändras i Rytmia. Adresser skickas aldrig, så adresserna i Fortnox sköter ni där. Rytmia skriver kundens e-post, inte den separata e-postadressen för fakturor i Fortnox.

Om Fortnox inte svarar

Kunden, offerten eller ordern sparas ändå. Ett Fortnox som inte svarar stoppar aldrig något i Rytmia. Rytmia försöker igen en stund. Avvisar Fortnox kunden, till exempel för att e-postadressen inte godtas, rätta kunden och spara den, så görs ett nytt försök.

En aktiv kund som fortfarande saknar kundnummer syns i kolumnen för kundnummer i listan Kunder, och dess underlag kan inte exporteras förrän den har ett.

Det här behöver ni först

I Fortnox:

• En integrationslicens för ert Fortnox-företag. Utan den släpper Fortnox inte in någon integration. Har ni ingen beställer ni den under Tilläggsbeställning i Fortnox.
• En systemadministratör i Fortnox. Rytmia kopplas som en integration för hela företaget, inte för en enskild användare. Därför kan bara en systemadministratör godkänna den. Den personen behöver logga in när ni kopplar. Är det inte du, boka fem minuter med hen.
• Artiklar som redan finns. Rytmia pekar på artiklar som redan finns i Fortnox, men skapar dem inte. Kunder skapas när de behövs, se Kunderna i Fortnox.

I Rytmia:

• Behörighet att ändra integrationer. Ägare och kontorspersonal har den som standard. Fältpersonal har den inte. Samma behörighet styr Fakturaartiklar i steg 3.

Koppla

1. Välj Fortnox och koppla

1. Gå till Administration → Integrationer.
2. Välj Fortnox under Ekonomisystem.
3. Välj Koppla. Du skickas vidare till Fortnox.
4. Logga in i Fortnox som systemadministratör och godkänn kopplingen.

Du kommer tillbaka till Integrationer, och Fortnox visar Kopplad sedan med dagens datum.

Kommer du tillbaka utan koppling säger meddelandet varför:

Meddelande	Vad ni gör
Kopplingen avbröts	Godkännandet avbröts i Fortnox. Inget ändrades. Välj Koppla igen när ni är redo.
Ert Fortnox saknar integrationslicens	Beställ integrationslicensen under Tilläggsbeställning i Fortnox och välj sedan Koppla igen.
Kopplingen till Fortnox misslyckades	Något gick fel mellan Rytmia och Fortnox. Vänta en stund och försök igen.
Fortnox har ännu inte licensierat Rytmias integration, eller kopplingen är inte konfigurerad på servern	Felet ligger hos Rytmia, inte hos er. Kontakta Rytmias support.

2. Ge varje kund dess kundnummer i Fortnox

Varje kund ni fakturerar behöver det kundnummer den har i Fortnox. Nya kunder får sitt av sig själva när de blir aktiva, se Kunderna i Fortnox. För kunderna ni redan har behöver ni inte skriva in numren ett och ett:

• Kunder som finns både i Rytmia och i Fortnox: kopplingssidan listar era kunder i Fortnox, föreslår matchande kund för var och en och kopplar många på en gång. Se Koppla kunder till Fortnox.
• Kunder som bara finns i Fortnox: importera dem, så får kunden sitt nummer när den skapas. Se Importera en kund från Fortnox.
• Aktiva kunder som bara finns i Rytmia: de var aktiva innan Fortnox kopplades, så ingen kund skapades. Rytmia skapar en nästa gång ni ändrar och sparar kundens namn, organisations- eller personnummer, e-post eller telefon.

Ni kan också ange ett nummer för hand. Öppna en kund och leta upp Kundnummer bland faktureringsuppgifterna.

Listan Kunder har en kolumn för kundnummer, så ni ser vilka som fortfarande saknar ett.

Rytmia kontrollerar numret mot Fortnox när ni sparar och nekar ett nummer som Fortnox inte har eller som tillhör en inaktiv kund. Däremot kan Rytmia inte avgöra om numret tillhör rätt kund. Anger ni ett nummer som tillhör en annan kund hamnar fakturan hos den kunden, och era ändringar på kunden skrivs över den kunden i Fortnox. Kopiera numret från Fortnox i stället för att skriva det ur minnet.

3. Lägg till fakturaartiklar och välj vad varje artikel faktureras som

En fakturaartikel är en artikel i Fortnox som Rytmia fakturerar med. Varje tjänst, material och avgift pekar på en fakturaartikel under Faktureras som. Flera kan peka på samma, så numret anger ni en gång och rättar på ett ställe.

Lägg först till fakturaartiklarna. Fortnox behöver vara kopplat (steg 1).

1. Gå till Administration → Fakturaartiklar.
2. Välj Importera från ekonomisystemet. Listan visar de aktiva artiklarna i Fortnox. De som redan är tillagda är märkta Redan tillagd.
3. Markera artiklarna ni fakturerar med och välj Importera.

Namnet hämtas från artikelns beskrivning i Fortnox, och ni kan byta det efteråt.

Hittar ni inte artikeln i listan, välj Ny och ange dess artikelnummer. Rytmia kontrollerar numret mot Fortnox när du sparar. Finns artikeln inte där, eller är den inaktiv, sparas ingenting och meddelandet säger varför.

Välj sedan vad varje artikel faktureras som:

1. Öppna en tjänst.
2. Under Faktureras som, sök på nummer eller namn och välj fakturaartikeln.
3. Gör samma sak under Material och Avgifter för allt ni säljer därifrån.

Så länge Faktureras som är tomt kan rader med artikeln inte exporteras.

Fakturaartikeln avgör hur Fortnox bokför raden. Välj den som er redovisning förväntar sig för den sortens arbete, inte bara någon med liknande namn.

Artiklar som faktureras som samma fakturaartikel behåller var sin enhet. Fakturan visar enhetens kod från artikeln i Rytmia, inte enheten som artikeln har i Fortnox.

Hade ni redan angett artikelnummer på era tjänster, material och avgifter har de blivit fakturaartiklar med numret som namn. De kontrollerades inte mot Fortnox, så ett felaktigt nummer märks först när ni exporterar. Ge dem gärna namn som går att känna igen.

4. Säljer ni RUT-arbete, slå på husarbete

Hoppa över steget om ingen av era privatkunder får RUT-avdrag.

Slå på Inställningar → Fakturering → Husarbete i Fortnox. Kryssa sedan i Husarbete är påslaget i Fortnox på Fortnox-kortet under Integrationer i Rytmia. Rytmia kan inte läsa inställningen, så krysset är er bekräftelse, och underlag med RUT-avdrag exporteras först när det är ikryssat. Kopplar ni om tas krysset bort.

Utan inställningen tar Fortnox emot fakturan men visar den till fullt pris. Dra av RUT på offerter och fakturor går igenom resten.

5. Exportera ett underlag och kontrollera det

Exportera ett enda litet underlag innan en hel månad går iväg.

1. Skapa och bekräfta ett underlag under Fakturering. Se Skapa ett fakturaunderlag och exportera det.
2. Välj Exportera till ekonomisystemet.
3. När underlaget står som Exporterad, öppna fakturautkastet i Fortnox.

Jämför kund, rader, priser och moms med underlaget i Rytmia. Titta också på datum och betalningsvillkor som Fortnox fyllt i. Stämmer allt är ni klara.

Om Rytmia säger att underlaget inte är klart

Innan något skickas kontrollerar Rytmia underlaget och listar vad som saknas:

• Inget ekonomisystem är valt eller Ert ekonomisystem är inte kopplat — gå tillbaka till steg 1.
• Kunden saknar kundnummer — den namngivna kunden behöver steg 2.
• Artikeln saknar Faktureras som — den namngivna tjänsten, materialet eller avgiften behöver steg 3.
• Bekräfta under Integrationer att husarbete är påslaget i ekonomisystemet — ett underlag med RUT-avdrag behöver steg 4.

Åtgärda det som listas och exportera igen. Det här gör ni en gång, och det gäller sedan för alla kommande underlag.

Om fakturan visar fel enhet

Fakturan visar den kod enheten hade när raden lades på ordern. Ändrar ni en enhets kod under Enheter gäller den nya koden för rader som läggs på order efter ändringen. Rader som redan ligger på en order, och underlag som redan har skapats, behåller den gamla koden.

En faktura som redan har exporterats rättar ni direkt på utkastet i Fortnox.

Koppla från eller byt Fortnox-företag

Välj Koppla från på Fortnox-kortet under Integrationer. Exporten stoppas, och bekräftade underlag väntar i Rytmia tills ni kopplar igen. Kundnummer, fakturaartiklar och det ni valt under Faktureras som finns kvar. Kunder som blir aktiva eller ändras medan Fortnox är frånkopplat skickas inte dit av sig självt när ni kopplar igen.

Att koppla från i Rytmia tar inte bort integrationen inne i Fortnox. Vill ni att Rytmias åtkomst försvinner även där tar ni bort den i Fortnox egna integrationsinställningar.

Vill ni byta till ett annat Fortnox-företag: koppla från, koppla igen och godkänn kopplingen i det nya företaget. Kontrollera sedan kundnummer och fakturaartiklar. De måste stämma med det nya företaget, inte det gamla. Tills de gör det skrivs ändringar på en kund över den kund som har samma kundnummer i det nya företaget. Rytmia kontrollerar inte fakturaartiklar som redan finns mot det nya företaget, så en som saknas där märks först när ni exporterar.

Tar någon bort integrationen i Fortnox slutar exporten från Rytmia att fungera. Koppla igen från Integrationer.

När en export inte går igenom

De flesta fel säger själva vad ni ska göra: försöka igen eller rätta något först. Ett fall kräver försiktighet.

Om Fortnox avvisar en faktura visar underlaget vad Fortnox invände, till exempel ett kundnummer eller en fakturaartikel som Fortnox inte har. Ett kundnummer rättar ni på kunden. En fakturaartikel skapar ni i Fortnox, eller så ändrar ni dess nummer under Fakturaartiklar. Rättelsen gäller då alla artiklar som faktureras som den. Försök sedan exportera igen.

Står ett underlag som Behöver granskas skickades fakturan men inget svar kom tillbaka. Den kan alltså redan finnas i Fortnox. Sök efter den i Fortnox innan ni gör något annat, välj sedan Avgör granskningen på underlaget och svara vad ni hittade: fakturan, ingen faktura, eller en faktura ni har makulerat.

Rytmia hindrar att underlaget exporteras igen tills ni har svarat. En andra export är hur en kund blir fakturerad två gånger.

Skapa ett fakturaunderlag och exportera det går igenom alla feltyper.