Koppla Rytmia till Fortnox

När Rytmia är kopplat till Fortnox hamnar varje fakturaunderlag ni exporterar i Fortnox som ett fakturautkast. Ni fakturerar från Fortnox precis som förut, men slipper skriva fakturan utifrån anteckningar och kalendrar. Raderna kommer från de pass teamet faktiskt utfört och som ni faktiskt granskat.

Uppsättningen tar ungefär en kvart plus lite inmatning. Det mesta av tiden går åt till att ge kunder och tjänster de nummer de redan har i Fortnox.

Vad integrationen gör

Rytmia gör	Rytmia gör inte
Skapar ett fakturautkast i Fortnox för varje exporterat underlag	Bokför fakturan eller skickar den till kunden
Fyller i kund, en rad per pass, antal, pris och moms	Skapar kunder eller artiklar i Fortnox
Säger till när Fortnox avvisar en faktura, och varför	Läser tillbaka betalningar eller fakturastatus från Fortnox
Hindrar att samma underlag exporteras två gånger	Sätter fakturadatum, förfallodatum, betalningsvillkor eller referenser

Fakturan skapas i Fortnox men förblir obokförd. Ni öppnar den där, kontrollerar den, och bokför och skickar den som ni alltid gjort. Datum, villkor och referenser blir det som Fortnox använder för kunden, så kontrollera dem på utkastet.

Varje rad visar tjänsten och datumet då den utfördes, till exempel Kontorsstäd – 14 september 2026. Justeringar från granskningen, som en kreditering eller ett tillägg, blir egna rader.

Betalningsstatus kommer inte tillbaka. Ett underlag stannar på Exporterad i Rytmia. Det är i Fortnox ni ser om en faktura har skickats och betalats.

Det här behöver ni först

I Fortnox:

• En integrationslicens för ert Fortnox-företag. Utan den släpper Fortnox inte in någon integration. Har ni ingen beställer ni den under Tilläggsbeställning i Fortnox.
• En systemadministratör i Fortnox. Rytmia kopplas som en integration för hela företaget, inte för en enskild användare. Därför kan bara en systemadministratör godkänna den. Den personen behöver logga in när ni kopplar. Är det inte du, boka fem minuter med hen.
• Kunder och artiklar som redan finns. Rytmia pekar på kunder och artiklar som redan finns i Fortnox, men skapar dem inte.

I Rytmia:

• Behörighet att ändra integrationer. Ägare och kontorspersonal har den som standard. Fältpersonal har den inte.

Koppla

1. Välj Fortnox och koppla

1. Gå till Administration → Integrationer.
2. Välj Fortnox under Fakturering.
3. Välj Koppla. Du skickas vidare till Fortnox.
4. Logga in i Fortnox som systemadministratör och godkänn kopplingen.

Du kommer tillbaka till Integrationer, och Fortnox visar Kopplad sedan med dagens datum.

Kommer du tillbaka utan koppling säger meddelandet varför:

Meddelande	Vad ni gör
Kopplingen avbröts	Godkännandet avbröts i Fortnox. Inget ändrades. Välj Koppla igen när ni är redo.
Ert Fortnox saknar integrationslicens	Beställ integrationslicensen under Tilläggsbeställning i Fortnox och välj sedan Koppla igen.
Kopplingen till Fortnox misslyckades	Något gick fel mellan Rytmia och Fortnox. Vänta en stund och försök igen.
Fortnox har ännu inte licensierat Rytmias integration, eller kopplingen är inte konfigurerad på servern	Felet ligger hos Rytmia, inte hos er. Kontakta Rytmias support.

2. Ge varje kund dess kundnummer i Fortnox

Öppna en kund och leta upp Kundnummer bland faktureringsuppgifterna. Ange samma kundnummer som kunden har i Fortnox.

Gör det för varje kund ni fakturerar. Listan Kunder har en kolumn för kundnummer, så ni ser vilka som fortfarande saknar ett.

Rytmia kan inte kontrollera numret mot Fortnox när ni sparar. Anger ni ett nummer som tillhör en annan kund hamnar fakturan hos den kunden. Kopiera numret från Fortnox i stället för att skriva det ur minnet.

3. Ge varje tjänst dess artikelnummer i Fortnox

Öppna en tjänst och ange dess Artikelnummer, alltså det som motsvarande artikel har i Fortnox. Listan Tjänster visar också kolumnen.

Artikeln avgör hur Fortnox bokför raden. Välj den artikel er redovisning förväntar sig för den sortens arbete, inte bara någon med liknande namn.

4. Exportera ett underlag och kontrollera det

Exportera ett enda litet underlag innan en hel månad går iväg.

1. Skapa och bekräfta ett underlag under Fakturering. Se Skapa ett fakturaunderlag och exportera det.
2. Välj Exportera till Fortnox.
3. När underlaget står som Exporterad, öppna fakturautkastet i Fortnox.

Jämför kund, rader, priser och moms med underlaget i Rytmia. Titta också på datum och betalningsvillkor som Fortnox fyllt i. Stämmer allt är ni klara.

Om Rytmia säger att underlaget inte är klart

Innan något skickas kontrollerar Rytmia underlaget och listar vad som saknas:

• Inget Fortnox-konto är kopplat — gå tillbaka till steg 1.
• Kunden saknar kundnummer — den namngivna kunden behöver steg 2.
• Tjänsten saknar artikelnummer — den namngivna tjänsten behöver steg 3.

Åtgärda det som listas och exportera igen. Numren anger ni en gång, och de gäller sedan för alla kommande underlag.

Koppla från eller byt Fortnox-företag

Välj Koppla från på Fortnox-kortet under Integrationer. Exporten stoppas, och bekräftade underlag väntar i Rytmia tills ni kopplar igen. Kundnummer och artikelnummer som ni angett finns kvar.

Att koppla från i Rytmia tar inte bort integrationen inne i Fortnox. Vill ni att Rytmias åtkomst försvinner även där tar ni bort den i Fortnox egna integrationsinställningar.

Vill ni byta till ett annat Fortnox-företag: koppla från, koppla igen och godkänn kopplingen i det nya företaget. Kontrollera sedan kundnummer och artikelnummer. De måste stämma med det nya företaget, inte det gamla.

Tar någon bort integrationen i Fortnox slutar exporten från Rytmia att fungera. Koppla igen från Integrationer.

När en export inte går igenom

De flesta fel säger själva vad ni ska göra: försöka igen eller rätta något först. Ett fall kräver försiktighet.

Står ett underlag som Behöver granskas skickades fakturan men inget svar kom tillbaka. Den kan alltså redan finnas i Fortnox. Sök efter den i Fortnox innan ni gör något annat. Finns den där fungerade exporten. Finns den inte, kontakta Rytmias support så återställer de underlaget.

Rytmia hindrar med avsikt att underlaget exporteras igen. En andra export är hur en kund blir fakturerad två gånger.

Skapa ett fakturaunderlag och exportera det går igenom alla feltyper.